Obaveze dostavljanja prepisa Arhivske knjige u J.U. Historijski Arhiv Sarajevo

Naime, član 15. Zakona navodi obaveze stvaraoca i imaoca* arhivske i registraturne građe i to kako slijedi:

“(1) Stvaraoci i imaoci registraturne građe dužni su da čuvaju tu građu od oštećenja, uništenja i nestajanja, sve dok se iz nje ne odabere arhivska građa.

(2) Stvaraoci i imaoci arhivske i registraturne građe:

a) vode evidenciju, sređuju i čuvaju građu u skladu sa ovim zakonom i svojim opštim aktom;

b) utvrđuju listu kategorija registraturne građe sa rokovima čuvanja na koju daje saglasnost Arhiv;

c) vrše godišnje odabiranje arhivske građe;

d) planiraju i provode mjere zaštite arhivske i registraturne građe;

e) osiguravaju dugotrajno čuvanje elektronske arhivske građe, njeno održavanje, migriranje odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima sve do predaje elektronske arhivske građe Arhivu, a po pravilu kada baze podataka postanu zatvorene a elektronski dokumenti do kraja dovršeni;

f) vode arhivsku knjigu i njen prepis dostavljaju Arhivu;

g) omogućavaju Arhivu provjeru čuvanja i sređenosti građe;

h) dostavljaju Arhivu potrebne podatke za evidenciju koju Arhiv vodi;

i) obezbjeđuju odgovarajuće prostorije, opremu i kadar za čuvanje i zaštitu građe.”

Odabiranje arhivske građe vrši se prema uredbama Pravilnika o vrednovanju i odabiranju arhivske građe, a u prilogu Pravilnika nalazi se i obrazac Lista kategorija registraturne građe sa rokovima čuvanja i uputa za popunjavanje iste. Pravilnikom je, također, propisan i izgled Arhivske knjige koju su stvaraoci dužni dostaviti u Arhiv.

Novčane kazne za prekršaj koji počini stvaralac ukoliko ne vrši godišnje odabiranje arhivske građe i/ili ne dostavi nadležnom arhivu potrebne podatke za evidencije koje arhiv vodi, ili prekrši bilo koju drugu odredbu zakona kreću se od 1.500 KM do 5.000 KM za poslovne subjekte, te od 500 KM do 1.500 KM za odgovorno lice.

*    Član 2. tačka i) definiše Stvaraoca arhivske i registraturne građe kao pravno ili fizičko lice čijim djelovanjem ona nastaje. Istim Članom u tački j) definisan je pojam Imaoca arhivske i registraturne građe koji je nosilac prava na arhivskoj i registraturnoj građi (vlasnik odnosno posjednik) ili svako drugo (fizičko ili pravno) lice koje njome upravljaju ili je drže po bilo kom osnovu.